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„N-O-Mat“: Ein Tool zur Beschaffung nachhaltiger Reinigungsleistungen

Die Analyse der Vergabeunterlagen (Lesen Sie hier Teil 1, 2 und 3 der Auswertung.), die die Universität der Bundeswehr München kürzlich durchgeführt hat, zeigte, dass bei der Beschaffung von Reinigungsmitteln und Reinigungsleistungen Nachhaltigkeitskriterien bisher nur vereinzelt und noch eher zurückhaltend berücksichtigt werden. Um öffentlichen Einkäufern den Weg zur nachhaltigen Beschaffung von Reinigungsleistungen zu erleichtern, wurde der „N-O-Mat“ entwickelt. Das praxisbezogene Vergabe-Tool, das aktuell die Erprobungsphase durchläuft, wird hier ab Januar 2022 zur Verfügung stehen. In dieser Vorschau erfahren Sie, wie und für wen genau das Tool konzipiert wurde.

Um Nachhaltigkeit erfolgreich in Beschaffungen implementieren zu können, müssen verschiedene Gegebenheiten vorhanden sein: Neben den erforderlichen Kapazitäten in der Organisation spielt auch das Know-how der öffentlichen Einkäufer eine wichtige Rolle. Zudem müssen die gestellten Anforderungen den Möglichkeiten des Marktes entsprechen, um die Bieterzahl nicht zu sehr zu beschränken.

Unter Berücksichtigung dieser Aspekte soll das Vergabe-Tool „N-O-Mat“ so benutzerfreundlich und verständlich wie möglich gestaltet werden, um den Zeitaufwand für den Bearbeiter in Grenzen zu halten. Öffentliche Auftraggeber sollen ökologische Nachhaltigkeit ressourcensparend in den Beschaffungsprozess implementieren und fehlendes Know-how kompensieren können. Zudem soll die Zusammenarbeit zwischen Fachabteilung und Einkauf verbessert und transparenter gestaltet werden, um Informationsasymmetrien zu beseitigen. Durch diese Transparenz kann auch die Ausgangslage von Bietern nachhaltiger Reinigungsmittel und Reinigungsleistungen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge schrittweise verbessert werden, was den Markt positiv beeinflussen könnte.

Entwicklung entlang praktischer Anforderungen und nachhaltiger Ziele

Der „N-O-Mat“ wird entlang der verschiedenen Ziele aufgebaut, die nachhaltige Reinigung verfolgt. Dazu gehören neben ökologischen auch ökonomische und soziale Ziele.

Für die Entwicklung der Fragen wurden real vorliegende Vergabeunterlagen auf relevante Kriterien untersucht. Zudem wurden rund 80 aktuell bestehende Tools und Leitfäden zur nachhaltigen Beschaffung gesichtet. Aus allen durchgeführten Analysen wurde ein erstes Konzept zur Umsetzung entwickelt. Im nächsten Schritt wurde die erste Beta-Version des „N-O-Mats“ von je zwei Einkaufsabteilungen aus der öffentlichen Hand und der Privatwirtschaft überprüft und mithilfe des Feedbacks weiterentwickelt. Auf Anregung der Tester soll auch eine „schlankere“ Version des Vergabe-Tools entwickelt werden.

Sichtweisen der Nutzergruppen auf den Beschaffungsprozess

Die Entwicklung des „N-O-Mats“ richtet sich an drei Nutzergruppen, die unterschiedliche Aufgaben bei der Beschaffung von Reinigungsmitteln und Reinigungsleistungen bearbeiten:

  1. Operativer Einkäufer (Blick auf ein konkretes Vorhaben): Erstbeschaffung
  2. Operativer Einkäufer (Blick auf ein konkretes Vorhaben): Wiederbeschaffung
  3. Strategischer Einkäufer (Blick auf ein Bündel von Vorhaben): Grundsatzentscheidungen

Für operative Einkäufer bei Erstbeschaffung: Verlässlicher Leitfaden

Es wird davon ausgegangen, dass sich der öffentliche Einkäufer einer Erstbeschaffung zwar mit grundsätzlichen vergaberechtlichen Regeln auskennt, er aber (noch) kein Spezialist im Bereich von Reinigungsleistungen ist. Sein Wissen zur grundsätzlichen, nachhaltigen öffentlichen Beschaffung beschränkt sich auf die Ansatzpunkte im Vergaberecht. Es wird davon ausgegangen, dass sich der öffentliche Einkäufer bei der Erstellung der Anforderungen eng mit entsprechenden Experten (i. d. R. aus dem Facility Management Bereich) abstimmen muss, um die Reinigungsleistung vergaberechtskonform ausschreiben zu können.

Mit einem systematischen Fragenkatalog können wesentliche Eckpunkte mit der zuständigen Fachabteilung abgestimmt werden – etwa zu struktureller, zeitlicher, räumlicher und mengenmäßiger Bündelung; zu fachlichen und technischen Anforderungen oder zu Spezifika der eigentlichen Ausschreibung. Auch über die internen Vorgaben in der Organisation (z. B. Beschaffungsstrategie, Fachstrategie Facility Management etc.) sowie den Beschaffungsmarkt und seine Möglichkeiten (Lieferanten, Produkte, Dienstleistungen, Zertifikate, ggf. Preise) muss er sich erst ein Bild machen.

Entsprechend bietet das Vergabe-Tool einen ausführlichen und systematischen Fragekatalog, der zur Planung der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Erstbeschaffung von Reinigungsmitteln und Reinigungsdienstleistungen genutzt werden kann.

Für operative Einkäufer bei Wiederbeschaffung: Vergabe-Tool zur Weiterentwicklung bestehender Vorlagen

Beim operativen Einkäufer einer Wiederbeschaffung wird davon ausgegangen, dass dieser sich nicht nur mit vergaberechtlichen Regelungen, sondern auch mit dem Bereich der Reinigungsleistung auskennt. Wichtig ist, dass dieser Einkäufer die “erfolgreiche” (also „nicht-gerügte“) Ausschreibung der letztmaligen Vergabe von Reinigungsdiensten nicht unverändert einsetzt, sondern hinsichtlich der aktuellen Nachhaltigkeitskriterien hinterfragt (insbesondere beim “straight rebuy”). Deshalb soll er an dieser Stelle dazu bewegt werden, die bestehenden Unterlagen kritisch zu hinterfragen.

Auch hier wird davon ausgegangen, dass eine Abstimmung mit dem Facility Management notwendig sein wird, um Anforderungen anzupassen, zu modifizieren und zu verändern. Der öffentliche Einkäufer wird sich grundsätzlich auf dem Beschaffungsmarkt auskennen, müsste aber sicherlich einen aktuellen Stand der Entwicklungen ermitteln. In der Zeit seit der letzten Ausschreibung können sich wesentliche Entwicklungen ergeben haben. Der „N-O-Mat“ unterstützt den operativen Einkäufer bei der kritischen Durchsicht bestehender Unterlagen mithilfe eines verkürzten Fragebogens.

Für strategische Einkäufer: Hilfestellung zur Neuausrichtung der eigenen Organisation

Ein strategischer Einkäufer wird sich voraussichtlich damit auseinandersetzen, wie Reinigungsleistungen künftig beschafft werden sollen. Das bedeutet, dass er die vielfältigen Ziele einer modernen öffentlichen Beschaffung transparent und verständlich darlegt und – ausgerichtet nach den eigenen Organisationszielen – konkretisiert und messbar macht. Ziel dieses potentiellen „N-O-Mat“-Nutzers wird es demnach sein, wirtschaftliche, innovative und nachhaltige Reinigungsleistungen einzukaufen. Dazu muss der strategische Einkäufer nicht nur über den Beschaffungsmarkt informiert sein, sondern er muss auch die aktuellsten Ideen und Konzepte, z. B. im Bereich der Nachhaltigkeit kennen.

Er hat also einen ganzheitlichen Blick auf den Beschaffungsprozess und durchdenkt diesen Schritt für Schritt für seine Warengruppe. Zu seinen Aufgaben gehören die Überwachung der Beschaffungsprozesse seiner Warengruppe, Analysen und Berichterstattung an den Einkaufsleiter. Er muss auch die Realisierbarkeit der Grundsätze vor dem Hintergrund der Ressourcenlage der Organisation bewerten. In dem Fall nimmt der „N-O-Mat“ eine Vogelperspektive auf die Beschaffungsvorhaben zu Reinigungsmitteln und Reinigungsleistungen ein und unterstützt den strategischen Einkäufer bei der Entwicklung von Grundsatzentscheidungen für seine Organisation.

Ausblick

Eine erste Beta-Version des „N-O-Mat“ Vergabe-Tools finden Sie ab sofort hier. Diese wird am 4. November ebenfalls beim Deutschen Vergabetag 2021 sowie am 15./16. November im Rahmen der Beschaffungskonferenz vorgestellt. Um den „N-O-Mat“ so anwendungsfreundlich und hilfreich wie möglich zu gestalten, werden weitere Feedbacks zur Vorversion von potentiellen Anwendern ausdrücklich begrüßt. Die Rückmeldungen werden soweit möglich eingearbeitet, bevor der „N-O-Mat“ Anfang 2022 finalisiert wird. Die Rechtskonformität der Endversion wird vor Veröffentlichung von einem Experten überprüft.