„N-O-Mat“: finale Version zum kostenlosen Download

Der „N-O-Mat“ wurde von der Universität der Bundeswehr München (UniBw M) entwickelt, um Einkäufern die nachhaltige Beschaffung von Reinigungsleistungen zu vereinfachen. Der vergaberechtskonforme Praxisleitfaden wurde in seiner praktischen Anwendung von öffentlichen Einkäufern erprobt. Mit deren Feedback wurden weitere Optimierungen für die finale Fassung umgesetzt, die ab jetzt zum kostenlosen Download bereitsteht.

Hintergrund zur Entwicklung des N-O-Mats ist eine wissenschaftliche Analyse von Ausschreibungsunterlagen, die ebenfalls von der UniBw M durchgeführt wurde. Die Ergebnisse zeigen unter anderem, dass Nachhaltigkeit in der Praxis noch nicht so umgesetzt wird, wie es die rechtlichen Bedingungen zur nachhaltigen Ausgestaltung von Beschaffungen ermöglichen. Eine darauf aufbauend durchgeführte Interviewserie mit 12 verschiedenen öffentlichen Auftraggebern zeigte, dass in den Institutionen noch zu wenig darüber bekannt ist, wie Nachhaltigkeitskriterien sinnvoll und effektiv implementiert werden können.

Der „N-O-Mat“ wurde als praktische Schritt-für Schritt-Anleitung angelegt. Der Leitfaden richtet sich an operative Einkäufer, die für ein konkretes Vorhaben zum ersten Mal oder zur Wiederbeschaffung ein Vergabeverfahren durchführen, an die zugehörigen Fachabteilungen sowie an strategische Einkäufer, die Grundsatzentscheidungen zu einem Bündel von Leistungen treffen. Dabei berücksichtigt der „N-O-Mat“ insbesondere ökologische und soziale Nachhaltigkeitsaspekte in der Beschaffung von Reinigungsleistungen.

Für Anwender: Wie funktioniert der „N-O-Mat“?

Das Ausschreibungs-Tool bietet einen ausführlichen Fragenkatalog für vier Rollen:

1. Die Fachabteilung, deren Aufgabe insbesondere darin besteht, den Bedarf für die operativen Einkäufer ausreichend zu spezifizieren.
2. Den operativen Einkäufer, der zum ersten Mal Reinigungsleistungen beschafft:
   Hier werden Planung, Durchführung und Nachbereitung der Erstbeschaffung von Reinigungsmitteln systematisch begleitet. Damit können etwa die genauen Anforderungen an Struktur, räumlichen, zeitlichen und mengenmäßigen Umfang der Leistung mit den zuständigen Fachabteilungen aus dem Facility-Management festgehalten werden. Zudem können mit den Datenblättern technische und ausschreibungsrelevante Fragen geklärt werden. Für ein vergaberechtskonformes Verfahren ist zudem wichtig, sich im Voraus ein Bild zu internen Vorgaben (Beschaffungsstrategie allgemein und im Facility-Management) und zum Bietermarkt (Leistungen, Preise, Zertifikate) zu machen.
3. Den operativen Einkäufer, der zum wiederholten Mal Reinigungsleistungen beschafft:
   Bei Wiederbeschaffungen kann der „N-O-Mat“ dabei unterstützen, die bisher verwendeten Vorlagen kritisch zu hinterfragen und Nachhaltigkeitsstandards zu ergänzen. Auch das sollte in enger Abstimmung mit dem zuständigen Facility-Management geschehen.
4. Für den strategischen Einkäufer bietet der „N-O-Mat“ Hilfestellung dabei, künftige Anschaffungen von Reinigungsleistungen modernen Anforderungen anzupassen. Dazu sollten strategische Einkäufer idealerweise Kenntnisse nicht nur zu Vergaberegeln, sondern auch zum Bietermarkt und zu aktuellen Nachhaltigkeitskonzepten haben. Um Beschaffungsprozesse nachhaltig und zugleich ökonomisch sinnvoll durchzuführen, unterstützen die entsprechenden Datenblätter Einkäufer hier bei der Entwicklung von grundsätzlichen Entscheidungen für die strategische Beschaffung.