Ein Rückblick auf das Vergabe-Symposium 2023

Vergabesymposium 2023: Katrin Hauter für cosinex

Das Vergabe-Symposium ist ein Muss für alle, die sich intensiv mit öffentlichen Einkäufen beschäftigen und Prozesse rund um ihre Beschaffungen optimieren möchten. Als eine der leitenden Veranstaltungen im deutschsprachigen Raum beleuchtet das Symposium jedes Jahr neue Aspekte des Vergabeprozesses und bezieht globale Trends strategisch mit ein. In diesem Jahr standen Chancen und Herausforderungen von Digitalisierung im Fokus. Daneben ging es vertieft um die Zusammenarbeit mit den involvierten Fachbereichen sowie den Umgang mit Bietern. Und natürlich um neue Entwicklungen in Vergaberecht und -praxis.

Die Themen wurden besonders praxisnah aufbereitet in Form von Fachvorträgen renommierter Vergabeexperten aus der Wirtschaft und Wissenschaft, Foren, Podiumsdiskussionen und sogenannten „Masterclasses“. Die Kulisse der Jahrhunderthalle Bochum bietet darüber hinaus ausreichend Raum und Gelegenheit zum informellen Austausch, etwa mit Dienstleistern und Sponsoren aus der Branche, die ihre Services und Produkte in einem Messe-Ambiente präsentierten. Am Symposium beteiligten sich Vergabestellen, Fachabteilungen, Vertreter der Privatwirtschaft und Rechtspflege und Bieter aus ganz Deutschland.

Alexander Nagel vom Reinigungsmittelhersteller  Tana-Chemie GmbH gestaltete eine der „Masterclasses“ der Veranstaltung. Unter dem Titel „Nachhaltiger Aufbruch in allen Bereichen“ gab er rund 70 Teilnehmern handfeste, praxiserprobte Tipps, wie man nachhaltige und innovative Produkte richtig ausschreiben kann.

Denn darin liegt seiner Meinung nach ein immenses, wenn bisher auch kaum genutztes Potenzial:

„Viele Beschaffer sind neuen, nachhaltigen Produkten und Services gegenüber absolut aufgeschlossen und sehen die Notwendigkeit zu einem gemeinsamen Umdenken. Woran es tatsächlich oft scheitert, ist die noch nicht ausgebildete Expertise darin, Ausschreibungen so zu gestalten, dass diese Bieter mit ihren Produkten zum Zug kommen. Als Unternehmen, das seit Gründung Nachhaltigkeit im Kerngeschäft fest verankert hat, kennen wir die Bedenken und Fragen der Einkäufer. Da lohnt es sich näher hinzusehen, Kosten ganzheitlich zu berechnen und auf die Formulierung der Unterlagen zu achten.“

So wurden in der Masterclass gemeinsam Lösungen erörtert, wie bei Ausschreibungen regionale Produkte sowie umwelt- und ressourcenschonende Innovationen und technische Neuerungen stärker berücksichtigt werden können, ohne den Kostenaspekt zu vernachlässigen. Dazu gab Alexander Nagel einige positive Beispiele aus dem Reinigungs- und Hygienemanagement.

Um effektive und effiziente neue Lösungen zu finden, sei es entscheidend, bereits bei der Bedarfsermittlung mit dem Umdenken zu beginnen, so Nagel.

„Um nachhaltigere Ergebnisse in der Beschaffung zu erzielen, reicht es eben nicht aus, sich allein auf die Erstellung rechtskonformer Unterlagen und Verfahren zu beschränken, wie es für die meisten Vergabestellen gelernte Praxis ist. Selbstverständlich muss die Rechtskonformität stets gewahrt werden, allerdings bietet der rechtliche Rahmen längst neue, noch weitgehend unbekannte Gestaltungsspielräume, die im Sinne der Nachhaltigkeit genutzt werden können. Wer etwa anwendungstechnische Fragen schon in der Vorbereitung der Unterlagen mit den entsprechenden Fachbereichen abklärt, kann nicht nur rechtlich korrekt beschaffen, sondern auch innovative und nachhaltige Produkte bezuschlagen,“ so Alexander Nagel.

Alexander Nagel und Markus Wilk von Tana-Chemie im regen Austausch mit den Besucher*innen, Bild-Quelle: Vergabesymposium 2023: Katrin Hauter für cosinex

Das positive Teilnehmer-Feedback bekräftigte den Eindruck, dass großes Interesse und ein hoher Informationsbedarf bei ausschreibenden Stellen besteht, wenn es um die Implementierung nachhaltiger Beschaffungen geht.

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