Wie Sie in der Vergabe das wirtschaftlichste Angebot finden

Die deutsche Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) sieht vor, dass der Zuschlag dem wirtschaftlichsten Angebot erteilt wird (§58 Abs. 1 VgV). Das wirtschaftlichste Angebot kann dabei sehr einfach mathematisch über die sogenannte Zuschlagszahl (Z-Zahl) ermittelt werden. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit eines graphischen Lösungsweges. Dieser kann Sie bei der Entscheidungsfindung dank der visuellen Darstellung noch zusätzlich unterstützen.

Einfache Berechnung zur Wirtschaftlichkeit

Zu den gängigsten Methoden für die Berechnung des wirtschaftlichsten Angebotes zählen die einfache sowie die erweiterte Richtwertmethode. Dabei wird die sogenannte Z-Zahl berechnet. Diese setzt die geforderte Leistung in Relation zu ihrem Preis.

Also konkret:

geforderte Leistung/Preis = Z-Zahl

Je höher die berechnete Z-Zahl ist, desto wirtschaftlicher ist auch das Angebot. Dabei wird die Berechnung umso genauer, wenn Sie nicht nur den reinen Anschaffungspreis, sondern die gesamten Lebenszykluskosten in die Betrachtung einbeziehen.

Leistung und Preis als Koordinaten in einem Koordinatensystem

Darüber hinaus ist es möglich, zur besseren visuellen Darstellung auch graphische Lösungswege mitzuverwenden. Dieser Ansatz geht auf Thomas Ferbers Publikation Bewertungskriterien und -matrizen im Vergabeverfahren: Wie erziele ich ein optimales Zuschlagsergebnis? aus dem Jahr 2015 zurück. Dabei können Leistungspunkte sowie der Preis auch in ein Koordinatensystem übertragen werden. Grundlage für die Leistungspunkte sind dabei die ermittelten Punktwerte aus der Bewertungsmatrix.

Bei diesem graphischen Ansatz werden der Preis als X-Koordinate und die Leistungspunkte als Y-Koordinate eingetragen.

Damit ergibt sich eine entsprechend eindeutige Positionierung des Angebotes innerhalb des Koordinatensystems. Die sich daraus ergebende Steigung zwischen dem Nullpunkt des Koordinatensystems und der Koordinate des Angebotes repräsentiert die Z-Zahl (also den Steigungswinkel).

Werden zum Vergleich mehrere Angebote in das Koordinatensystem eingetragen, so erweist sich das Angebot mit dem größten Steigungswinkel als das wirtschaftlichste.

Tritt dabei der Fall auf, dass zwei Angebote auf der exakt gleichen Gerade liegen und somit beide das gleiche Preis-Leistungs-Verhältnis haben, liegt es am Einkäufer, eine entsprechende Entscheidung zu treffen. Dann hat er die Wahl, ob er bei gleicher „Wirtschaftlichkeit“ das Angebot mit dem höheren Leistungsprofil zum höheren Preis oder das Angebot mit dem niedrigeren Leistungsprofil zum niedrigeren Preis wählt.

Preisobergrenzen und minimale Leistungspunktzahl als Ergänzung

Darüber hinaus gibt es noch die erweiterte Darstellung der Richtwertmethode mit einer Preisobergrenze und einer minimalen Leistungspunktzahl als Hilfsmittel. Diese Angaben helfen dabei, die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes noch transparenter und nachvollziehbarer darzustellen.

Dabei wird folgendermaßen vorgegangen:

1. Es werden nur Angebote in die Auswahl mit aufgenommen, die oberhalb eines bestimmten Leistungspunktwertes liegen. Dafür wird das Koordinatensystem um eine „Konstante“ zur minimal zulässigen Leistungspunktzahl erweitert. Angebote, die unterhalb dieser zusätzlichen Konstante liegen, werden von vornherein von der Zuschlagserteilung ausgeschlossen.
   
2. Es werden nur Angebote in die Auswahl mit aufgenommen, die eine bestimmte Preisobergrenze nicht überschreiten. Auch hier wird das Koordinatensystem dann um eine entsprechende Konstante zur Preisobergrenze erweitert. Angebote, die über der Preisobergrenze liegen, werden von der Zuschlagserteilung ausgeschlossen.

An diesem Beispiel wird deutlich, dass sich viele Angebote als nicht wirtschaftlich erweisen. Etwa das Angebot 7, das zwar sehr günstig ist, aber nicht die geforderte minimale Leistungspunktzahl erreicht. Oder wie die Angebote 1 und 8, die zwar die minimale Leistungspunktzahl erreichen, aber über der Preisobergrenze liegen

Als tatsächlich wirtschaftlich erweisen sich daher nur die Angebote 4, 2, 3 und 5. Wobei das Angebot 5 nur gerade so die minimale Leistungspunktzahl erreicht und darüber hinaus auch noch recht teuer ist.

Am wirtschaftlichsten erweisen sich die Angebote 4 und 2. Bei diesen kann sich der Einkäufer entscheiden, ob er den Zuschlag lieber an das günstigere Angebot 4 oder das leistungsstärkere Angebot 2 erteilen möchte, da beide Angebote die gleiche Wirtschaftlichkeit aufweisen.

Wie Nachhaltigkeit in die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit mit aufgenommen wird

Auch das Thema Nachhaltigkeit wird bei der Betrachtung der Wirtschaftlichkeit mitaufgenommen. Schließlich kann Nachhaltigkeit als Teil der Bewertung auf der Leistungsseite in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einfließen.

Hierfür müssen lediglich die geforderten Nachhaltigkeitsaspekte als Zuschlagskriterien im Sinne von Bewertungskriterien mit in die Ausschreibung aufgenommen werden. Danach ist dann nur noch zu entscheiden, welche Punktzahlen dafür vergeben werden sollen. So lässt sich auch mit dieser Punktzahl sowie dem Preis ein Graph abbilden.

Dabei sollten auch in dieser Darstellung nicht nur der reine Anschaffungspreis, sondern möglichst die gesamten Lebenszykluskosten abgebildet werden. Nur so kann ein wirklich genaues Ergebnis bei der Berechnung des wirtschaftlichsten Angebots erreicht werden.

Quellenangabe:
Ferber, T. (2015), Bewertungskriterien und -matrizen im Vergabeverfahren: Wie erziele ich ein optimales Zuschlagsergebnis?, 1. Auflage, Bundesanzeiger Verlag GmbH, Köln 2015.